Zdalny odczyt tachografu: 28 dni, 90 dni i bezpieczne archiwum
Sprawdź różnicę między danymi z karty kierowcy i jednostki pojazdowej, maksymalne terminy pobierania oraz proces, który pozwala zachować kompletne pliki bez zatrzymywania pojazdu w bazie.
- Opublikowano
- Zaktualizowano
Karta kierowcy i tachograf tworzą dwa różne zbiory danych
Pobranie tylko jednego rodzaju pliku nie zamyka obowiązku. Firma potrzebuje osobnego procesu dla danych kierowcy i danych jednostki pojazdowej.
Dane z karty kierowcy
Karta zapisuje aktywności konkretnego kierowcy i jest używana w kolejnych pojazdach. Maksymalny okres pobierania wynosi 28 dni aktywności.
Dane z jednostki pojazdowej
Pamięć tachografu zapisuje aktywność związaną z pojazdem i wszystkimi używającymi go kierowcami. Maksymalny okres pobierania wynosi 90 dni aktywności.
Odpowiedzialność przedsiębiorstwa
Art. 48 polskiej ustawy o tachografach zobowiązuje podmiot wykonujący przewozy drogowe do zapewnienia pobierania danych z wymaganą częstotliwością oraz zachowania ich w oryginalnym formacie, w sposób czytelny, uporządkowany i zabezpieczony.
Maksymalnie 28 dni dla karty kierowcy i 90 dni dla pojazdu
Terminy są liczone według aktywności. Wewnętrzny harmonogram warto ustawić wcześniej, aby pozostawić czas na ponowienie pobierania po błędzie.
Dwa podstawowe terminy
- dane z karty kierowcy — maksymalnie 28 dni aktywności
- dane z jednostki pojazdowej — maksymalnie 90 dni aktywności
Zdarzenia wymagające dodatkowej kontroli
Sprzedaż lub zwrot pojazdu, wymiana tachografu, odejście kierowcy albo wygaśnięcie karty mogą ograniczyć późniejszy dostęp do danych. Procedura firmy powinna przewidywać pobranie plików przed takim zdarzeniem, zgodnie z aktualnymi wymogami.
Praktyczny bufor
Planowanie pobierania dokładnie na ostatni dzień nie pozostawia czasu na awarię urządzenia, brak zasięgu lub problem z kartą. Krótszy cykl wewnętrzny zmniejsza ryzyko przekroczenia terminu ustawowego.
Pliki trafiają z pojazdu do archiwum przez połączenie telematyczne
Zdalny proces ogranicza konieczność fizycznego dostępu do tachografu, ale nadal wymaga kompatybilnego urządzenia, uwierzytelnienia kartą przedsiębiorstwa i kontroli poprawności plików.
Połączenie z tachografem
Urządzenie telematyczne lub dedykowany interfejs komunikuje się z tachografem i przekazuje dane przez sieć komórkową. Kompatybilność trzeba potwierdzić dla modelu tachografu i pojazdu.
Uwierzytelnienie firmy
Karta przedsiębiorstwa pozostaje potrzebna do autoryzacji dostępu. W rozwiązaniu zdalnym może być przechowywana w zabezpieczonym czytniku, dzięki czemu nie trzeba przenosić jej do każdego pojazdu.
Kontrola po pobraniu
System powinien potwierdzić, że plik został pobrany, zapisany w oryginalnym formacie i przypisany do właściwego pojazdu lub kierowcy. Samo wysłanie żądania nie jest dowodem kompletnego archiwum.
Najgroźniejszy jest brak danych, którego nikt nie zauważył
Automatyzacja powinna wykrywać nieudane pobranie, wygasającą kartę, brak łączności i niekompletne archiwum, a nie tylko uruchamiać transfer w kalendarzu.
Przypisanie pojazdu do przedsiębiorstwa
Po zakupie, leasingu lub przejęciu pojazdu należy prawidłowo użyć karty przedsiębiorstwa i sprawdzić dostęp do danych. Procedura zależy od modelu tachografu i powinna zostać wykonana zgodnie z instrukcją lub przez uprawniony warsztat.
Monitoring kompletności
Brak nowego pliku w oczekiwanym terminie powinien wywołać alert i działanie człowieka. Bez takiej kontroli firma może przez wiele tygodni zakładać, że harmonogram działa prawidłowo.
Zmiana pojazdu lub kierowcy
Sprzedaż pojazdu, zwrot leasingu, wymiana tachografu i odejście kierowcy powinny uruchamiać osobną listę kontrolną obejmującą pobranie oraz zabezpieczenie ostatnich danych.
Minimum rok, w oryginalnym formacie i z kontrolowanym dostępem
Dobre archiwum pozwala znaleźć właściwy plik, odczytać go i wykazać, że nie został zmieniony. Sam folder z nieopisanymi plikami nie daje takiej pewności.
Wymagania podstawowe
Pobrane dane należy przechowywać przez co najmniej rok, w oryginalnym formacie, w sposób czytelny i uporządkowany. Trzeba chronić je przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych.
Kopia i odtwarzanie
Praktyka bezpieczeństwa powinna obejmować kopię zapasową oraz okresowy test odtworzenia. Kopia, której nie można odzyskać, nie zabezpiecza ciągłości archiwum.
Dane osobowe
Pliki tachografu zawierają informacje o pracy kierowców. Dostęp powinien być ograniczony do osób, które go potrzebują, a okres przechowywania i wykorzystanie danych opisane w dokumentacji ochrony danych.
Firma odpowiada za proces pobierania i ochrony danych
Obowiązki nie kończą się na wydaniu kierowcy karty. Przedsiębiorstwo powinno organizować pracę, szkolić, kontrolować zapisy i zachować dowody działań korygujących.
Co podlega ocenie
- terminowość pobierania danych z kart i pojazdów
- oryginalny format, kompletność i czytelność plików
- ochrona przed utratą i nieuprawnionym dostępem
- regularna analiza naruszeń oraz udokumentowane działania firmy
Sankcje zależą od naruszenia
Polskie przepisy rozróżniają wiele rodzajów braków. Aktualną podstawę i wysokość sankcji należy sprawdzać dla konkretnego przypadku w ustawie o transporcie drogowym, ustawie o tachografach i obowiązujących załącznikach.
Prawo wymaga rezultatu, a nie konkretnej technologii
Obie metody mogą być zgodne. Różnią się nakładem pracy, zależnością od powrotu pojazdu do bazy i ryzykiem przeoczenia terminu.
Proces ręczny
Może wystarczyć w małej flocie, gdy pojazdy regularnie wracają do jednej bazy, a odpowiedzialność i zastępstwo są jasno przypisane. Wymaga jednak fizycznego dostępu oraz kontroli kalendarza.
Proces zdalny
Pozwala pobierać dane bez planowania powrotu pojazdu i automatyzować harmonogram. Nadal trzeba monitorować błędy, ważność kart, kompletność plików i stan archiwum.
Kryterium wyboru
Porównaj koszt systemu z czasem potrzebnym na pobieranie ręczne, liczbą baz, długością wyjazdów i rzeczywistą zdolnością firmy do dotrzymania terminów także podczas urlopu, awarii lub zmiany personelu.
Podstawy prawne i oficjalne wyjaśnienia
Poradnik ma charakter informacyjny i nie zastępuje analizy prawnej konkretnej działalności przewozowej.
Źródła podstawowe
- Rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010 — maksymalne okresy pobierania danych
- Rozporządzenie (WE) nr 561/2006, w szczególności obowiązki organizacyjne i kontrolne przedsiębiorstwa
- Rozporządzenie (UE) nr 165/2014, w szczególności art. 33 dotyczący obowiązków przedsiębiorstwa i przechowywania zapisów
- Ustawa z 5 lipca 2018 r. o tachografach, art. 48 — pobieranie, format, zabezpieczenie i uporządkowanie danych
- GITD: „Jakie są terminy na pobranie danych z karty kierowcy i tachografu?”
Ostatnia aktualizacja merytoryczna
19 sierpnia 2026 r. Przed kontrolą lub zmianą procedury sprawdź aktualne teksty aktów prawnych oraz komunikaty GITD.
Najczęstsze pytania o pobieranie danych z tachografu
Jak często trzeba pobierać dane z tachografu i karty kierowcy?
Maksymalny okres wynosi 28 dni aktywności dla danych z karty kierowcy oraz 90 dni aktywności dla danych z jednostki pojazdowej. Są to terminy maksymalne. Firma może pobierać dane częściej, aby zachować bufor na awarie, brak łączności lub nieobecność osoby odpowiedzialnej.
Jak długo trzeba przechowywać pobrane dane?
Rozporządzenie (UE) nr 165/2014 wymaga przechowywania zapisów przez co najmniej rok. Polska ustawa o tachografach wymaga zachowania plików w oryginalnym formacie, ochrony przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych oraz utrzymywania danych w czytelnej i uporządkowanej postaci. Inne przepisy lub potrzeby dowodowe mogą uzasadniać dłuższy okres przechowywania.
Czy zdalne pobieranie danych jest obowiązkowe?
Nie. Przepisy określają obowiązek, terminy i sposób zabezpieczenia danych, ale nie wymagają konkretnej metody pobierania. Zdalny odczyt jest rozwiązaniem organizacyjnym: ogranicza konieczność powrotu pojazdu do bazy i zależność od ręcznych przypomnień.
Czy samo posiadanie plików DDD wystarcza?
Nie. Pliki powinny być kompletne, zapisane w oryginalnym formacie, czytelne, uporządkowane i zabezpieczone. Firma powinna również regularnie kontrolować dane pod kątem naruszeń oraz móc odtworzyć działania podjęte po wykryciu problemu.
Do czego służy karta przedsiębiorstwa przy zdalnym odczycie?
Karta przedsiębiorstwa służy do uwierzytelnienia dostępu firmy do danych tachografu. W systemie zdalnego pobierania może pozostawać w bezpiecznym czytniku w biurze lub centrum obsługi, zamiast być fizycznie przewożona do każdego pojazdu. Szczegóły zależą od tachografu i zastosowanego rozwiązania.
Co grozi za niepobranie lub utratę danych?
Naruszenie obowiązków pobierania, przechowywania lub zabezpieczenia danych może prowadzić do odpowiedzialności przedsiębiorstwa zgodnie z ustawą o transporcie drogowym i ustawą o tachografach. Ocena zależy od konkretnego braku i aktualnej taryfikacji, dlatego nie należy opierać procedury na jednej historycznej kwocie kary.
Czy potrafisz wykazać, że wszystkie pliki pobrano na czas?
Zobacz, jak zdalny odczyt i kontrola kompletności mogą uporządkować proces w Twojej flocie.